Es gab eine Zeit in meinem Leben, da hasste ich to-do-Listen. Sie erinnerten mich immer wieder daran, was ich alles NICHT geschafft hatte, wenn am Abend die Liste immer noch annährend so ausgesehen hat wie am Morgen. Wenn von zehn Punkten nur drei durchgestrichen waren und ich wusste, dass die nächsten Tage auch schon durchgeplant waren. Also habe ich jahrelang versucht, ohne to-do-Liste zu leben, was phasenweise in einem richtigen Chaos endete: manche Aufträge habe ich auf den letzten, wirklich allerletzten Drücker erledigt. Dann habe ich versucht, mit vorgedruckten Listen und empfohlenen Methoden zu arbeiten, bin aber mit denen überhaupt nicht zurechtgekommen. Irgendwann war ich auf einem Seminar, wo dieses Thema zur Sprache gebracht wurde und ich wusste, es muss sich etwas ändern. Ich kaufte mir ein DIN A4-Ringbuch und unterteilte die Seite in zwei Teile: oben ein Platz, wo ich die verschiedenen to-do’s eingetragen habe (yep, jetzt bin ich wieder bei der to-do-Liste gelandet…). Dort gibt es zwei Spalten: einmal die geschäftliche und einmal die private Spalte. Im unteren Bereich der Seite habe ich mir dann meine Woche gezeichnet. Für jeden Wochentag (auch Samstag und Sonntag) habe ich ein Kästchen gezeichnet. Links oben in die Ecke habe ich den jeweiligen Wochentag geschrieben. Unter den Kästchen für die Wochentage habe ich noch Platz freigelassen. Wofür dieser ist, darauf komme ich später noch einmal zurück.

Nun habe ich in die Kästchen meine Termine eingetragen, z.B. Montag, 10 Uhr Meeting mit Kunde X, Dienstag, 14 Uhr Arzttermin etc. Alle Termine, auch die privaten. Nachdem alles eingetragen war, habe ich die Sachen von der to-do-Liste von oben unten in die Kästchen verteilt. Manche Sachen, die nicht so eilig waren, übertrug ich auf die kommende Woche. Dafür war der Platz unter den Kästchen vorgesehen. Ich wusste, das, was ganz unten auf der Seite steht, war erst nächste Woche dran. So bekam ich die Sachen aus dem Kopf und konnte mich auf die Dinge konzentrierten, die in dieser Woche wichtig waren.

Am Anfang habe ich die Wochen viel zu vollgemacht. Das fing schon damit an, dass ich Termine gesetzt hatte, die ich niemals einhalten konnte. Alles war viel zu eng getaktet. Außerdem kommt immer etwas Unverhofftes dazu. Also habe ich meine to-do-Liste entschlackt und mir bewusst Pausen gesetzt und in den Kalender eingetragen. Das war zwar ein langer Prozess, bis ich an diesen Punkt kam, aber mittlerweile ist es für mich lebensnotwendig, auch Pausen in meinen Plan einzutragen. Die Pausen kann ich dann entweder für mich nutzen oder anderweitig füllen.

Jeden Sonntagabend setze ich mich hin und gestalte meine Woche: ich erstelle ein neues Wochenblatt, zeichne meine Kästchen, schreibe die Termine hinein, die ich in der kommenden Woche bereits ausgemacht habe und übertrage die Aufgaben, die von der letzten Woche übrig waren, auf die neue Seite. Oben trage ich wieder die geschäftlichen und privaten to-do’s ein, die ich teilweise dann schon auf die Wochentags-Kästchen verteile. Dann nehme ich mir ein DIN A5-Blatt und schreibe meine Liste für den darauffolgenden Tag, sprich: den Montag.

So sieht mein Wochen-Übersichtsplan aus:

Du fragst dich jetzt, warum ich das selbst zeichne? Am Computer gestalten und ausdrucken geht doch viel schneller??? Die Wochengestaltung ist für mich zu einem Ritual geworden. Ich habe festgestellt, dass es mir guttut, die Seiten immer von Hand zu zeichnen. So setze ich mich viel intensiver mit meiner Wochenplanung auseinander und kann klarere Entscheidungen treffen. Ich setze z.B. Termine nicht mehr so eng aufeinander. Ich nehme mir dadurch bewusst die Zeit, meinen Plan aufzustellen. Natürlich könnte ich einen vorgefertigten Plan nehmen und alles Wichtige eintragen, aber ich kenne mich: das ‚schludere’ ich dann in 2 Minuten hin und weiß am nächsten Tag nicht mehr, was ich eingetragen habe.

Ich hoffe, ich konnte dich damit inspirieren!
Susanne